Проведение совещаний: разбираемся за 5 минут

Александр Орлов, управляющий партнер Школы менеджеров Стратоплан
Продолжаем серию наших 5-минутных мастер-классов. Сегодня — о проведении совещаний.
Как вести совещания. Основные правила: открытие, ведение и т.д.
Тут многое зависит от вашей роли в совещании – вас пригласили как участника, или вы это совещание сами собираете? Но в общем и целом, для проведения совещания важны четыре «П»: повестка, подготовка, проведение, протокол.
П1 – Повестка. В идеале, перед совещанием хорошо бы иметь на руках его повестку (в английской терминологии Agenda), написанную примерно в таком формате:

Пункты обсуждения хорошо бы отсортировать от самых важных к самым неважным. Даже если не удастся все обсудить, самое важное решите.
Важная история – метод принятия решения. Методы могут быть разными:

• Консенсус (мы должны все согласиться с принятым решением);
• Голосование (как решит большинство, так и будем делать);
• Консультативный (лидер совещания всех послушает и примет решение);
• …

Но этот метод надо прописать/проговорить заранее – перед началом обсуждения. Иначе половина народа будет ждать консенсус, и очень расстроятся, когда увидят, что вы приняли решение в одиночку. Начнутся споры, обиды, заходы на второй круг – все, что мы любим.
И вторая важная вещь: ожидаемый результат. Мы все пообсуждали, чтобы получить что? Решение? План действий? Список идей? Что именно? А то потом, как обычно. Получается, что обсуждаем разное.
П2 – Подготовка. Имея на руках повестку, хорошо бы подготовиться, ответив на пару вопросов:
Что лично вы хотите получить от совещания? Запишите это и держите под рукой. Иначе в пылу обсуждений и борьбы забудете, зачем пришли.
О чем лично вас могут спросить? Какие данные могут вам пригодиться? Подготовьте их заранее и держите рядом. Ничто не производит такого отличного впечатления, как заранее продуманные вопросы и подготовленные ответы.
П3 – Проведение. В процессе обсуждения обычно должны выполняться четыре роли (не очень знаю, как их корректно перевести на русский – привык к ним англоязычным ?):

• Facilitator – тот, кто поощряет обсуждение и включает в обсуждение всех участников, если это необходимо.
• Time Keeper – тот, кто следит за временем и периодически говорит: «Коллеги, у нас осталось 3 минуты. Давайте уже что-то решим.»
• Recorder – тот, кто записывает ход обсуждения, принятые решения и назначенные действия.
• Gate Keeper – тот, кто следит, чтобы обсуждение не уходило в сторону, и время от времени говорит: «Друзья, важность вчерашнего футбольного матча Лиги Чемпионов не подлежит сомнению, но давайте все-таки вернемся к нашему вопросу.»

Один человек может совмещать в себе все четыре роли. Но в этом случае совещание будет идти медленнее. Все будут ждать, пока он запишет, что обсудили, чтобы перейти к следующему вопросу. Лучше роли разделить. Например, один человек может быть Facilitator + Gate Keeper, а другой – Recorder + Time Keeper.
Даже если вы не являетесь тем, кто собирает совещание, вы всегда можете взять на себя любую роль. Например, в конце жарких обсуждений говорить: «Коллеги, хорошо обсудили, я только не до конца понял, кто, что и когда будет делать.» Это сразу добавляет +5 к вашей карме конструктивного человека. ?
П4 – Протокол. По итогу совещания хорошо бы выслать всем участникам (+ тем, кого это может затронуть) протокол совещания (в английской терминологии Meeting Minutes). Рекомендуемый формат:

Понятно, что это не панацея и не серебряная пуля. Также понятно, что не надо доводить до абсурда и каждую короткую планерку предварять мощной повесткой и детальным протоколом. Здравый смысл помогает везде. Но если сейчас у вас с совещаниями не очень, посмотрите, где сбоит. Какое из четырех «П» может улучшить ситуацию.
P.S. Если эта статья показалась полезной, жмите лайки и репосты: вместе сделаем мир совещаний лучше. 🙂